مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM) نیازمند تعادل دقیق بین افراد، فرایندها و فناوری است. تقریباً همه جنبههای موفقیت در مدیریت دارایی فناوری اطلاعات وابسته به این توازن است؛ از تصمیمگیریهای روزمره تا گزارشدهی استراتژیک و کنترل هزینهها.
هرچند راهکارهای مدرن مدیریت دارایی فناوری اطلاعات بسیار جامع، قابل تنظیم و پیچیدهاند، اما موفقیت آنها زمانی حاصل میشود که نرمافزار با فرایندهای مناسب سازمان همخوان گردد. کسانی که مدیریت دارایی فناوری اطلاعات را طراحی و اجرا میکنند باید تمرکزشان را روی خلق ارزش برای کسبوکار مثل بهینهسازی هزینه، افزایش انطباق و ارتقای کیفیت سرویس بگذارند تا سرمایهگذاری در ابزارها ملموس و قابلارجاع باشد.
این مسیر ساده نیست چون نیاز به درک نحوه بهرهبرداری گروههای مختلف از دادهها دارد؛ بنابراین همدلی با ذینفعان و تعامل مستمر برای تعریف نیازها ضروری است. برای افزایش شانس موفقیت مدیریت دارایی فناوری اطلاعات، معیارهای روشن ارزشسنجی تعریف کنید، نقشه کاربران و جریان دادهها را ترسیم نمایید، فرایندهای قابل اجرا پیاده کنید و آموزش و پشتیبانی مستمر فراهم آورید. با این رویکرد، مدیریت دارایی تبدیل به محرکی برای بهبود عملکرد و تصمیمگیری مبتنی بر داده در سازمان میشود.
با این تفاسیر چه کاری میتونین انجام بدین که شانس موفقیت مدیریت دارایی IT رو افزایش بدین؟
1. کارها رو فقط به این دلیل که تکنولوژی میتونه انجام ندین
فناوری مدیریت دارایی IT مدرن رو میشه به گونهای تنظیم کرد که وسیعترین طیف ممکن از دادهها رو جمعآوری و اونها رو به بهترین جزئیات تجزیه کنه. بنابراین، در برابر این وسوسه که از حداکثر بهره رو از فناوری ببرین بدون اینکه نسبت به چگونگی مفید بودن دادههای مربوط به دارایی درک دقیقی داشته باشین مقاومت کنین. در عوض، براساس دادههایی که قراره واقعا مورد استفاده قرار بگیرن، برنامهریزی کنین و دادهها رو با سطح خیلی بالایی از جزئیات جمعآوری نکنین.
هر چقدر جزئیات بیشتری ثبت بشه، هزینههای سربار نگهداری، تجزیه و تحلیل و نگهداری دادهها بیشتر میشه. همچنین در این شرایط، شناسایی ترندها و دانش مرتبط در دادههای دارایی IT به طور قابل توجهی سختتر میشه.
2. تمرکز کسب و کارتون رو حفظ کنین
به منظور مدیریت موارد فوق، تمرکز تکنولوژیک رو با افرادی که دانش فنی کمتری دارن به تعادل برسونین. به طور خلاصه، به کسی که عاشق جمعآوری داده هستش اجازه ندید طراحی فرایند مدیریت دارایی فناوری اطلاعات رو کنترل کنه. هیچ ایرادی در مورد افراد که به آمار و ارقام علاقه دارن و دوست دارن دادهها در هر شرایطی جمعآوری کنن وجود نداره. اما اونها رو تشویق نکنین که این کار رو با منابع ITAM شما انجام بدن.
3. در سطوح و دستهها زیادهروی نکنین
در صورت که دچار تردید هستین، دستهبندیهای جدید ITAM و سطوح جدید تجزیه دارایی رو ایجاد نکنین. فقط وقتی این کار رو انجام بدین که بتونین ببینین دادههای چطور اطلاعات مفید و دانش ارزشمند که میتونه نحوه عملکرد سایر فرایندهای درون سازمان رو بهبود ببخشه رو ارائه می دن. البته این امر مستلزم این هستش که از محل استفاده از دادههای دارایی IT و نحوه استفاده از آن آگاهی داشته باشین.
4. به دنبال توافق برای دستیابی به یک حقیقت مشترک باشین
ارزش اصلی فرایند مدیریت دارایی فناوری اطلاعات در ایجاد دادههایی هستش که در یک مکان نگهداری میشن اما در خیلی از مکانها مورد استفاده قرار میگیرن. این یکی از مفاهیم اصلی در خصوص مدیریت دارایی IT هستش که هنگام ایجاد فرایند ITAM باید به عنوان یک اولویت کلیدی در نظر گرفته بشه و مهمتر از اون، نگهداری و بهبود مستمر آن باید از طیف وسیعی از کاربران پشتیبانی کنه، نه اینکه فقط با بخشی از نیازهای ITAM سازمان هماهنگ باشه.
حفظ گستردهترین طیف ممکن از اطمینان در خصوص دقت و مرتبط بودن دارایی IT مهمتر از برآورده کردن دقیق نیازهای نیک تیم هستش. بنابراین، رسیدن به یک توافق ضروری به نظر میاد.
5. وقت بگذارین
ITAM یک تمرین مهم برای سازمان به حساب میاد. برای ارائه بهترین ارزش، باید طیف وسیعی از الزامات مصالحه بشه. گزینهها و سوالات زیادی در راهاندازی ITAM شما وجود داره که حتی متخصصین با تجربه مدیریت دارایی IT هم ممکن در دفعه اول برخی از این سوالات رو اشتباه متوجه بشن. علت اینه که هر سازمان نسبت به دیگری متفاوت هستش و پاسخها همیشه به شرایط یک کسب و کار بستگی داره.
از تلاشهای اولیه خودتون درس بگیرین، یک یا چند تست پایلوت رو اجرا کنین و درسهای آموخته شده رو در اجرای گسترده ITAM ترکیب کنین.
6. کاربران و سایر ذینفعان رو درگیر کنین
مثل تمام فرایندها و پیادهسازیهای دیگه در حوزه فناوری، اول باید فهرستی از تمام افرادی که میخواین از این تمرین بهرهمند بشن تهیه کنین و مطمئن بشین که الزامات، محدودیتها، امیدها، آرزوها و ترسهای اونها رو مشخص کردین.
دقت کنین که فقط یکبار کافی نیست و باید این کار رو ادامه بدین، چون اونها تغییراتی رو تجربه میکنن و این تغییرات بر بهترین راهها برای دستیابی به ITAM ایدهآل تاثیر میگذاره. به طور کلی ITAM نسبت به سایر فرایندهای ITSM یا پیادهسازی ابزار سختتر هستش چون با طیف گستردهای از کاربران خروجی فرایند ITAM سر و کار دارین. توجه کنین که چقدر تلاش نیاز دارین و زمان و تلاش لازم رو برای درست کردن فرایند صرف کنین.
7. مراقب هزینه و مزایا باشین
از اونجایی که ITAM یک حقیقت واحد رو به طیفی از فرایندها و تیمهای دیگه ارائه میکنه، این ارزش میتونه به راحتی برای مدیر مالی سازمان پنهان بمونه. برای ایجاد ارزش واقعی ارائه شده توسط ITAM تلاش کنین و به این تلاش ادامه بدین. این کار احتمالا شامل همکاری با کاربران داخلی دادههای دارایی فناوری اطلاعات و مستندسازی مزایایی هستش که از ITAM به دست میارن.
برای نشون دادن اینکه مزایا ارزشمند هستن باید بتونین هزینه پیادهسازی ITAM رو نشون بدین. بنابراین، مطمئن بشین که میتونین کل هزینههای ITAM رو جمعآوری کرده و نشون بدین. این هزینهها میتونه ابزار، افراد، هزینه سربار و هر چیز دیگهای که ابتکار شما مصرف میکنه رو شامل بشه.
8. هماهنگی لازم نیست
علیرغم نیاز به ارائه اون حقیقت واحد و مرکزی، تطبیق سطح پوشش ITAM در سراسر یک سازمان هنوز هم کاملا قابل دسترس هستش. مثلا لازم نیست که سطح جزئیات در همه جا دقیقا یکسان باشه. اگر احساس میشه که جزئیات بیشتر ارزش هزینه کردن برای اجزای خدمات کلیدی کسب و کار رو داره، پس این کار خوبی به حساب میاد.
به طور مشابه، شاید به روزرسانیهای مکرر دادههای دارایی فناوری اطلاعات در بخشهای بیثباتتر کسب و کار یا زیرساخت مورد نیاز باشه.
9. یادتون باشه که همه باید شرکت کنن
با اینکه فرایند مدیریت دارایی فناوری اطلاعات و فناوری متعلق به تیم ITAM هستش، ورود و استفاده از دادهها به طور گسترده در سراسر سازمان پخش میشه. مطمئن بشین که از افرادی که به دسترسی نیاز دارن آگاهی دارین و مطمئن بشین که رابط کاربری برای این طیف گسترده از کاربران مناسب هستش.
جمع بندی
در نهایت، مدیریت دارایی فناوری اطلاعات زمانی موفق خواهد بود که فراتر از یک ابزار نرمافزاری دیده شود و بهعنوان یک رویکرد ارزشآفرین در سازمان اجرا گردد. با ایجاد تعادل بین افراد، فرایندها و فناوری، میتوان هزینهها را کنترل کرد، ریسکها را کاهش داد و تصمیمگیریهای دقیقتری در حوزه خدمات IT انجام داد. اجرای اصولی ITAM، پایهای محکم برای بهبود عملکرد IT و همراستاسازی آن با اهداف کسبوکار فراهم میکند.